1. 公司與其他公司簽訂的經濟合同到期後合同是否還需要保存
1、關於公司與其他公司簽訂的經濟合同到期後是否還需要保存的問題,從管理體系的角度來講屬於文件和資料管理的范疇,沒有很明確地規定,但你所提的合同到期到底是雙方的權利和義務都已履行完畢了,還是合同規定的履約期限己到,不管怎麼說我個人認為無論那種情況都還是應該保存一段時間。
2、你可以對單位的現有文件進行分類,根據該文件的性質和重要程度進行劃分,如編制《文件和資料管理規定》,具體規定哪一類的文件歸口由什麼部門進行管理,包括文件資料的領用、發放、審核、批准;文件和資料的歸檔,包括該文件和資料的標識、貯存、保護、檢索、保留和處置等進行具體規定;如該文件超過保存期限後需要銷毀的需要經過資料保管員提出申請、部門負責人審核、公司副總(總經理)批准。
3、至於所保存的資料的期限有一個基本原則,如果國家法律法規或者說是行業有規定的遵守相關的規定,如果沒有地相關規定的,公司可以自行規定一個合理地保存期限;如財務會計資料的保存法律法規上有規定,有的需要保存15年、有的需要長期保存,有的需要是永久保存;汽車行業有些記錄顧客要求保存期限為供貨年限加一個日歷年;我個人認為一般經濟合同的保存在該經濟合同履約完畢後再保存3-5年左右的時間,當然對於經濟合同的標的特別大的重要合同,保存期限應該適當延長,要根據具體實際情況進行確定。
4、至於是否保存在財務部門還是檔案部門,我認為都可以,看你怎樣進行具體規定,現在有的公司規定有簽訂合同的付款,在財務辦理結算時必須附合同原件,這是辦理結算匯款的必要條件之一,那麼該合同就保存到了財務部門;當然如果保存在檔案部門我也覺得是合理的。